Kasus Rayo Corporation

Mike Kess seorang senior auditor dari Kantor akuntan publik Sanders, McDonald & rekan diminta untuk mengaudit PT. Rayo Corporation. Dia diminta untuk melakukan pemeriksaan awal terhadap pengendalian system dan program di perusahaan itu. Dia sudah dapat mengidentifikasi applikasi yang digunakan dan peralatan-peralatan yang digunakan dalam pemrosesan data dan sekarang dia sedang berusaha untuk mengetahui tentang system pemeliharaan terhadap aplikasi program yang telah ada. Untuk itu dia berhubungan dengan Jim Stram seorang manajer system dan program dari departemen EDP. Ringkasan dari pembicaraan mereka sebagai berikut:
Mike : Bagaimana cara anda memelihara system aplikasi yang telah dibuat dan bagaimana cara mengembangkannya jika diperlukan?
Jim : Semua sistem yang berpotensi untuk rusak saya berikan kepada staff saya yang disebut koordinator aplikasi agar mereka bertanggung jawab terhadap system dan program aplikasi yang ada. Mereka mengerjakan perbaikan system tersebut di rumah. Jika ada aplikasi program yang harus dirubah sesuai kebutuhan user, maka koordinator aplikasi akan menyiapkan perbaikannya. Dan perbaikan yang dibuat harus disetujui oleh manajer dari masing-masing bagian yang meminta perbaikan, dan juga oleh saya. Direktur dan internal auditor akan mendapatkan salinan permintaan perbaikan dan perbaikannya dari setiap bagian yang meminta perbaikan.
Mike : Bagaimana koordinator aplikasi memperbaiki program aplikasi yang diminta untuk direvisi agar tetap sesuai dengan keinginan user?
Jim : Form permintaan perbaikan/revisi diberi nomor dalam seri yang berbeda-beda tergantung dari apa yang mereka minta untuk direvisi. Koordinator aplikasi akan memberikan nomor secara berututan pada masing-masing form sesuai dengan nomor seri dari apa yang mereka minta untuk direvisi. Perbaikan-perbaikan/revisi yang telah dirubah akan dicatat pada form permintaan dengan diberi tanda dan normor sesuai dengan apa yang telah direvisi dan disalin kedalam master log.
Mike : Apa gunanya formulir persetujuan untuk permintaan perbaikan program aplikasi?
Jim : Itu adalah salah satu system pengawasan untuk design, pemograman, dan pengujian. Untuk awal perbaikan biasanya dikerjakan oleh programmer yang mempunyai tanggung jawab dan mengetahui tentang program aplikasi yang diminta untuk diperbaiki
Mike : Tapi bagaimana pengendalian terhadap pekerjaan perbaikan program itu ?
Jim: Pertama, para programmer yang akan melakukan perkejaan perbaikan itu akan menghitung kira-kira kapan pekerjaan itu akan dimulai dan kapan akan selesainya sampai dimasukan kembali perbaikan itu ke formulir permintaan perbaikan dan disalin di master log. Pengawas system program aplikasi akan tetap memimpin para anak buahnya dalam mengerjakan perubahan itu, dan koordinator aplikasi tetap memperhatikan apakah perubahaan sudah sesuai dengan keiginan user. Pengawas system program akan mengisi kepada laporan status perubahan yang dibuat bersama-sama dengan koordinator aplikasi sebanyak 2 kali dalam sebulan, dan akan memberikan laporan dan rangkumannya kepada saya jika ada masalah. Tetapi biasanya saya sudah mengetahui jika ada masalah sebelum diberikan laporan permasalahan yang ada.
Mike: Apa ada buku pentunjuk dalam melakukan perubahan program itu? Jika ada bagaimana isi petunjuk tersebut:
Jim : Hanya ada prosedur yang dibuat secara informal/tidak tertulis untuk penyeragaman perbaikan program dan pemberian perubahan kode dari perbaikan program yang dibuat. Tapi secara standard ada dokumen resmi yang menegaskan bagaimana melakukan perubahaan dan memperbaharuinya. Dokumen itu juga memberitahu bagaimana perubahan program dibuat dengan baik dan benar . Dan akan diperiksa secara periodic apakah mereka telah melakukan pekerjaan perbaikan itu dengan cara yang benar. Tapi ini baru kita kerjakan sebulan yang lalu dan kelihatannya semakin baik.
Mike : Apakah ada test kelayakan dan pemeriksaan ulang untuk perubahan yang dibuat sebelum program baru tersebut digunakan?
Jim : Koordinator aplikasi, pengawas system dan programmer dari program yang diubah biasanya mendiskusikan terlebih dahulu perubahan-perubahan yang telah dibuat dan ditest oleh mereka. Kadang-kadang saya ikut juga, tapi buku petunjuk kita sudah sangat bagus untuk melakukan test pada program dan design yang baru dibuat. Setelah test dilakukan dan pengawas system puas, maka koordinator aplikasi akan memeriksa ulang dan menyetujui hasil dari test tersebut. Dan sebelum program digunakan semua revisi yang minta untuk diperbaiki harus sudah selesai. Saya biasanya akan memeriksa kembali bagaimana program baru bekerja, dan perubahan yang dibuat sudah benar dan sudah ditest dengan layak dan didokumentasikan.
Mike : Bagaimana cara penerapan system baru tersebut dan bagaimana pengawasan yang dilakukan untuk penerapan itu?
Jim: Setelah hasil test dari perubahan program yang diminta disetujui oleh koordinator aplikasi,maka tanggung jawab programmer untuk memasang dan menerapkan program baru tersebut kepada bagian yang meminta. Dalam rangka untuk menerapkan program baru tersebut kepada user maka para user diminta untuk memperbaharui kode induk dari program yang sebelumnya. Programmer diminta oleh Pengawas system untuk memberikan nama program barunya dan menyusun serta mengumpulkan setiap informasi dari setiap perubahan data yang dibuat. Programer juga punya tanggung jawab untuk memperbaharui dokumen untuk system dan program yang baru. Pengawas system harus memeriksa kembali dan menyakinkan bahwa data yang dibuat telah benar kemudian akan diberikan kepada koordinator aplikasi untuk disetujui dan dimasukan kedalam log.
Mike : Apakah ada pemeriksaan kembali terhadap program yang telah diperbaharui itu setelah dipasang?
Jim: Setiap program baru dipasang,maka koordinator aplikasi akan memeriksa untuk hasil pertama dari program baru tersebut, dan dia akan memberikan kuestioner kepada user untuk penggunaan dari program baru tersebut dan permasalahan yang mungkin ditemukan oleh user.
Dokumen yang telah diaudit secara lengkap diarsip oleh koordinator sesuai dengan nomor permintaan. Arsip ini berisi dokumentasi tentang permintaan perubahan program sampai test yang telah dilakukan untuk pengujian program yang telah diperbaharui tersebut. Salinan dari arsip itu untuk diberikan kepada bagian yang meminta perubahan dari program. Dan ada data di computer yang selalu diperbaharui untuk program-program yang telah dibuat perubahannya , dan sebelum program baru dipasang bisa dicek di computer agar data di computer tahu bahwa ada program yang diperbaharui.
Mike: Baik kalau begitu, menurut saya sudah cukup untuk saat ini, mungkin saya akan menghubungi anda lagi jika memerlukan data tambahan
Jim: Ok, saya siap menolong kapan anda butuhkan, tinggal beritahu saja

Analisa dari kasus diatas adalah sebagai berikut:
Dalam pembuatan system aplikasi seorang auditor harus mempunyai prosedur tingkat pengawasan yang tinggi. karna koordinator aplikasi harus sering berkomunikasi dengan manager system, system apa saja yang harus dibutuhkan oleh sebuah perusahaan agar pekerjaan dapat lebih mudah & cepat. selain itu koordinator aplikasi harus mempunyai salinan / back up pada aplikasi yang lama

KESIMPULANDokumen yang telah diaudit secara lengkap diarsip oleh koordinator sesuai dengan nomor permintaan. Arsip ini berisi dokumentasi tentang permintaan perubahan program sampai test yang telah dilakukan untuk pengujian program yang telah diperbaharui tersebut. Salinan dari arsip itu untuk diberikan kepada bagian yang meminta perubahan dari program. Dan ada data di computer yang selalu diperbaharui untuk program-program yang telah dibuat perubahannya , dan sebelum program baru dipasang bisa dicek di computer agar data di computer tahu bahwa ada program yang diperbaharui.


sumber: xa.yimg.com/kq/groups/24927445/.../name/ANALISA+KASUS...

Diposkan Oleh: Robertus Kristoforus Gelu()