Mike Kess seorang senior auditor dari Kantor akuntan publik Sanders,
McDonald & rekan diminta untuk mengaudit PT. Rayo Corporation. Dia
diminta untuk melakukan pemeriksaan awal terhadap pengendalian system
dan program di perusahaan itu. Dia sudah dapat mengidentifikasi
applikasi yang digunakan dan peralatan-peralatan yang digunakan dalam
pemrosesan data dan sekarang dia sedang berusaha untuk mengetahui
tentang system pemeliharaan terhadap aplikasi program yang telah ada.
Untuk itu dia berhubungan dengan Jim Stram seorang manajer system dan
program dari departemen EDP. Ringkasan dari pembicaraan mereka sebagai
berikut:
Mike : Bagaimana cara anda memelihara system aplikasi yang
telah dibuat dan bagaimana cara mengembangkannya jika
diperlukan?
Jim : Semua sistem yang berpotensi untuk rusak saya
berikan kepada staff saya yang disebut koordinator aplikasi agar mereka
bertanggung jawab terhadap system dan program aplikasi yang ada. Mereka
mengerjakan perbaikan system tersebut di rumah. Jika ada aplikasi
program yang harus dirubah sesuai kebutuhan user, maka koordinator
aplikasi akan menyiapkan perbaikannya. Dan perbaikan yang dibuat harus
disetujui oleh manajer dari masing-masing bagian yang meminta perbaikan,
dan juga oleh saya. Direktur dan internal auditor akan mendapatkan
salinan permintaan perbaikan dan perbaikannya dari setiap bagian yang
meminta perbaikan.
Mike : Bagaimana koordinator aplikasi memperbaiki
program aplikasi yang diminta untuk direvisi agar tetap sesuai dengan
keinginan user?
Jim : Form permintaan perbaikan/revisi diberi nomor
dalam seri yang berbeda-beda tergantung dari apa yang mereka minta
untuk direvisi. Koordinator aplikasi akan memberikan nomor secara
berututan pada masing-masing form sesuai dengan nomor seri dari apa yang
mereka minta untuk direvisi. Perbaikan-perbaikan/revisi yang telah
dirubah akan dicatat pada form permintaan dengan diberi tanda dan normor
sesuai dengan apa yang telah direvisi dan disalin kedalam master log.
Mike : Apa gunanya formulir persetujuan untuk permintaan perbaikan program aplikasi?
Jim
: Itu adalah salah satu system pengawasan untuk design,
pemograman, dan pengujian. Untuk awal perbaikan biasanya dikerjakan oleh
programmer yang mempunyai tanggung jawab dan mengetahui tentang program
aplikasi yang diminta untuk diperbaiki
Mike : Tapi bagaimana pengendalian terhadap pekerjaan perbaikan program itu ?
Jim:
Pertama, para programmer yang akan melakukan perkejaan perbaikan
itu akan menghitung kira-kira kapan pekerjaan itu akan dimulai dan
kapan akan selesainya sampai dimasukan kembali perbaikan itu ke
formulir permintaan perbaikan dan disalin di master log. Pengawas system
program aplikasi akan tetap memimpin para anak buahnya dalam
mengerjakan perubahan itu, dan koordinator aplikasi tetap memperhatikan
apakah perubahaan sudah sesuai dengan keiginan user. Pengawas system
program akan mengisi kepada laporan status perubahan yang dibuat
bersama-sama dengan koordinator aplikasi sebanyak 2 kali dalam sebulan,
dan akan memberikan laporan dan rangkumannya kepada saya jika ada
masalah. Tetapi biasanya saya sudah mengetahui jika ada masalah sebelum
diberikan laporan permasalahan yang ada.
Mike: Apa ada buku pentunjuk dalam melakukan perubahan program itu? Jika ada bagaimana isi petunjuk tersebut:
Jim
: Hanya ada prosedur yang dibuat secara informal/tidak tertulis untuk
penyeragaman perbaikan program dan pemberian perubahan kode dari
perbaikan program yang dibuat. Tapi secara standard ada dokumen resmi
yang menegaskan bagaimana melakukan perubahaan dan memperbaharuinya.
Dokumen itu juga memberitahu bagaimana perubahan program dibuat dengan
baik dan benar . Dan akan diperiksa secara periodic apakah mereka telah
melakukan pekerjaan perbaikan itu dengan cara yang benar. Tapi ini baru
kita kerjakan sebulan yang lalu dan kelihatannya semakin baik.
Mike : Apakah ada test kelayakan dan pemeriksaan ulang untuk perubahan yang dibuat sebelum program baru tersebut digunakan?
Jim
: Koordinator aplikasi, pengawas system dan programmer dari
program yang diubah biasanya mendiskusikan terlebih dahulu
perubahan-perubahan yang telah dibuat dan ditest oleh mereka.
Kadang-kadang saya ikut juga, tapi buku petunjuk kita sudah sangat bagus
untuk melakukan test pada program dan design yang baru dibuat. Setelah
test dilakukan dan pengawas system puas, maka koordinator aplikasi akan
memeriksa ulang dan menyetujui hasil dari test tersebut. Dan sebelum
program digunakan semua revisi yang minta untuk diperbaiki harus sudah
selesai. Saya biasanya akan memeriksa kembali bagaimana program baru
bekerja, dan perubahan yang dibuat sudah benar dan sudah ditest dengan
layak dan didokumentasikan.
Mike : Bagaimana cara penerapan system baru tersebut dan bagaimana pengawasan yang dilakukan untuk penerapan itu?
Jim:
Setelah hasil test dari perubahan program yang diminta disetujui
oleh koordinator aplikasi,maka tanggung jawab programmer untuk memasang
dan menerapkan program baru tersebut kepada bagian yang meminta. Dalam
rangka untuk menerapkan program baru tersebut kepada user maka para user
diminta untuk memperbaharui kode induk dari program yang sebelumnya.
Programmer diminta oleh Pengawas system untuk memberikan nama program
barunya dan menyusun serta mengumpulkan setiap informasi dari setiap
perubahan data yang dibuat. Programer juga punya tanggung jawab untuk
memperbaharui dokumen untuk system dan program yang baru. Pengawas
system harus memeriksa kembali dan menyakinkan bahwa data yang dibuat
telah benar kemudian akan diberikan kepada koordinator aplikasi untuk
disetujui dan dimasukan kedalam log.
Mike : Apakah ada pemeriksaan kembali terhadap program yang telah diperbaharui itu setelah dipasang?
Jim:
Setiap program baru dipasang,maka koordinator aplikasi akan
memeriksa untuk hasil pertama dari program baru tersebut, dan dia akan
memberikan kuestioner kepada user untuk penggunaan dari program baru
tersebut dan permasalahan yang mungkin ditemukan oleh user.
Dokumen
yang telah diaudit secara lengkap diarsip oleh koordinator sesuai dengan
nomor permintaan. Arsip ini berisi dokumentasi tentang permintaan
perubahan program sampai test yang telah dilakukan untuk pengujian
program yang telah diperbaharui tersebut. Salinan dari arsip itu untuk
diberikan kepada bagian yang meminta perubahan dari program. Dan ada
data di computer yang selalu diperbaharui untuk program-program yang
telah dibuat perubahannya , dan sebelum program baru dipasang bisa dicek
di computer agar data di computer tahu bahwa ada program yang
diperbaharui.
Mike: Baik kalau begitu, menurut saya sudah cukup
untuk saat ini, mungkin saya akan menghubungi anda lagi jika memerlukan
data tambahan
Jim: Ok, saya siap menolong kapan anda butuhkan, tinggal beritahu saja
Analisa dari kasus diatas adalah sebagai berikut:
Dalam
pembuatan system aplikasi seorang auditor harus mempunyai prosedur
tingkat pengawasan yang tinggi. karna koordinator aplikasi harus sering
berkomunikasi dengan manager system, system apa saja yang harus
dibutuhkan oleh sebuah perusahaan agar pekerjaan dapat lebih mudah &
cepat. selain itu koordinator aplikasi harus mempunyai salinan / back
up pada aplikasi yang lama
KESIMPULANDokumen
yang telah diaudit secara lengkap diarsip oleh koordinator sesuai
dengan nomor permintaan. Arsip ini berisi dokumentasi tentang
permintaan perubahan program sampai test yang telah dilakukan untuk
pengujian program yang telah diperbaharui tersebut. Salinan dari arsip
itu untuk diberikan kepada bagian yang meminta perubahan dari program.
Dan ada data di computer yang selalu diperbaharui untuk program-program
yang telah dibuat perubahannya , dan sebelum program baru dipasang bisa
dicek di computer agar data di computer tahu bahwa ada program yang
diperbaharui.
sumber: xa.yimg.com/kq/groups/24927445/.../name/ANALISA+KASUS...
Diposkan Oleh: Robertus Kristoforus Gelu()
No comments:
Post a Comment